Para preencher o Form I-9 (Employment Eligibility Verification), o empregado deve apresentar um documento aceitável da Lista A ou uma combinação formada por um documento da Lista B e um documento da Lista C.
Os documentos da Lista A comprovam ao mesmo tempo a identidade e a autorização de trabalho. Os documentos da Lista B comprovam apenas a identidade, enquanto os documentos da Lista C comprovam apenas a autorização de trabalho.
Documentos da Lista A
Entre os documentos da Lista A estão o passaporte dos Estados Unidos, o Green Card (Permanent Resident Card) e o documento de autorização de trabalho com fotografia (Employment Authorization Document, Form I-766).
Determinadas combinações de documentos também podem ser aceitas. Entre elas estão algumas combinações envolvendo passaporte estrangeiro e Form I-94 ou Form I-94A, conforme a categoria e as condições de admissão da pessoa. A combinação exata precisa corresponder a uma das opções previstas na lista oficial.
Quem apresenta um documento ou uma combinação válida da Lista A não precisa apresentar documentos das listas B e C.
Documentos da Lista B
A Lista B reúne documentos que comprovam identidade. Entre as opções estão carteira de motorista ou documento de identidade emitido por um estado ou território dos Estados Unidos que contenha fotografia ou determinadas informações de identificação, documento escolar com fotografia, cartão de registro eleitoral e documentos militares específicos.
Para menores de 18 anos que não conseguem apresentar um dos documentos normalmente aceitos da Lista B, a lista prevê alternativas como registro ou boletim escolar, registro de clínica, médico ou hospital e registro de creche ou instituição de educação infantil.
Documentos da Lista C
A Lista C reúne documentos que comprovam autorização de trabalho. Um exemplo comum é o cartão do Social Security sem restrições de emprego. Determinadas certidões de nascimento emitidas por autoridades dos Estados Unidos e outros documentos especificados pelo Department of Homeland Security também podem pertencer a essa lista.
Um cartão do Social Security que contenha as inscrições “NOT VALID FOR EMPLOYMENT”, “VALID FOR WORK ONLY WITH INS AUTHORIZATION” ou “VALID FOR WORK ONLY WITH DHS AUTHORIZATION” não é aceito como documento da Lista C.
Escolha e validade dos documentos
Dentro das combinações permitidas, o empregado escolhe quais documentos aceitáveis apresentar. O empregador não pode exigir especificamente um Green Card, passaporte dos Estados Unidos ou Employment Authorization Document quando o empregado apresenta outra opção válida. O empregador deve aceitar documentos que estejam na lista aplicável e que pareçam razoavelmente autênticos e relacionados à pessoa que os apresenta.
Os documentos apresentados normalmente precisam estar válidos e não vencidos. Em situações previstas pelas regras do I-9, o recibo de uma solicitação de substituição de um documento perdido, roubado ou danificado pode ser aceito temporariamente. Isso não significa que qualquer protocolo ou solicitação inicial de documento seja suficiente, e o documento definitivo deve ser apresentado dentro do prazo aplicável. Alguns documentos e notificações oficiais seguem regras próprias de validade ou extensão.
A lista oficial contém outras opções e situações específicas. Empregados e empregadores devem consultar a versão vigente das listas de documentos aceitáveis que acompanham o Form I-9.
Resumo
O empregado pode apresentar uma opção válida da Lista A ou combinar um documento da Lista B com um da Lista C, escolhendo entre os documentos oficialmente aceitos para comprovar identidade e autorização de trabalho.
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