Quando uma cópia de documento precisa ser certificada ou autenticada

Uma cópia precisa ser certificada ou autenticada quando o órgão que a receber exige uma confirmação formal de que ela corresponde ao documento original. Nos Estados Unidos, essa confirmação pode precisar vir do próprio órgão emissor, de um tribunal ou de uma pessoa autorizada pela legislação aplicável.

Uma fotocópia comum, uma cópia emitida oficialmente e uma cópia certificada por um notário não são necessariamente intercambiáveis. O termo utilizado nas instruções do pedido determina qual versão será aceita.

Cópia simples e cópia oficial

A cópia simples reproduz o documento, em papel ou em arquivo digital, sem certificação adicional. Ela pode ser suficiente para uma análise inicial ou para um procedimento que expressamente permita esse formato.

Uma cópia certificada pelo órgão emissor contém elementos que demonstram sua emissão oficial, como assinatura, selo ou declaração de certificação. Certidões de nascimento e cópias de decisões judiciais são frequentemente obtidas dessa forma junto ao responsável pelo registro.

Quando a origem da certificação importa

Alguns órgãos aceitam apenas originais ou cópias certificadas pela instituição que mantém o registro. A Administração do Seguro Social (Social Security Administration), por exemplo, não aceita uma cópia simplesmente autenticada por notário como substituta desses documentos nos pedidos de cartão.

Para documentos de identificação apresentados em um pedido de ITIN, o IRS também distingue a cópia certificada pela agência emissora de uma fotocópia com autenticação notarial. Portanto, um carimbo adicional não resolve necessariamente a exigência.

O papel do notário

Em Washington, um notário pode certificar ou atestar uma cópia dentro das atribuições previstas na lei estadual. Isso envolve determinar que a cópia é uma reprodução completa e exata do registro apresentado.

Esse ato não obriga outra instituição a aceitar a cópia. Também não deve ser confundido com o reconhecimento de uma assinatura em uma declaração: nesse caso, o ato notarial pode se referir à assinatura do declarante, e não à emissão oficial do documento reproduzido.

Documentos brasileiros

Uma cópia autenticada em cartório brasileiro pode não atender a um pedido americano que exija uma certidão emitida pelo registro de origem. Tradução e apostila, quando solicitadas, são requisitos distintos da certificação da cópia.

A informação decisiva é se o destinatário pede original, cópia simples, cópia certificada pelo emissor ou outro formato específico.

Resumo

A certificação de uma cópia só atende ao pedido quando é feita pela autoridade e no formato aceitos pelo destinatário. Uma autenticação notarial não substitui automaticamente uma cópia oficial do órgão emissor.