O formulário W-2 é um demonstrativo anual que o empregador utiliza para informar a remuneração de um empregado e determinados impostos retidos sobre esses pagamentos. Seu nome oficial é Wage and Tax Statement.
O trabalhador recebe uma cópia para conferir os valores e utilizá-los na preparação da declaração de imposto de renda, quando aplicável. O W-2 descreve pagamentos de um ano-calendário; ele não é a própria declaração tributária.
O que aparece no formulário
O W-2 identifica o empregador e o empregado e apresenta campos separados para remuneração sujeita ao imposto de renda federal, rendimentos sujeitos aos tributos do Social Security e do Medicare e valores retidos para cada finalidade.
Os totais desses campos podem ser diferentes. Determinados benefícios ou descontos recebem tratamentos tributários distintos, de modo que a remuneração tributável em um campo não precisa ser igual ao salário bruto total mostrado nos contracheques.
O documento também pode conter códigos de benefícios e informações tributárias estaduais ou locais, quando aplicáveis. Cada campo tem uma finalidade própria; nem todo valor representa dinheiro adicional recebido pelo trabalhador.
Quem emite e quando é entregue
O empregador prepara o W-2 e fornece a cópia ao empregado, em papel ou pelo procedimento eletrônico permitido. A entrega referente ao ano anterior normalmente ocorre até o fim de janeiro, observados os ajustes de prazo previstos pelo IRS.
Quem trabalhou para mais de um empregador pode receber vários W-2. O encerramento do vínculo durante o ano não elimina o registro dos salários pagos por aquela empresa.
O que o documento não informa sozinho
O imposto federal retido é um pagamento antecipado considerado no acerto tributário anual. Seu valor, isoladamente, não determina se haverá restituição ou saldo a pagar, pois a declaração pode envolver outras rendas, deduções, créditos e pagamentos.
Da mesma forma, um W-2 demonstra remuneração passada. Ele não confirma necessariamente que a pessoa continua empregada ou recebe o mesmo salário no momento em que apresenta o documento como comprovante.
Quando há informações incorretas
Erros no nome, no número de identificação ou nos valores devem ser conferidos com o empregador. Quando a correção é necessária, o documento utilizado é o W-2c. Alterar manualmente a cópia recebida não corrige as informações declaradas pela empresa aos órgãos responsáveis.
Resumo
O W-2 registra a remuneração anual do empregado e os impostos informados pelo empregador. Ele fornece dados para a declaração tributária, mas não determina sozinho o imposto final nem comprova necessariamente a renda atual.
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