O formulário I-9 (Form I-9, Employment Eligibility Verification) é o documento usado pelos empregadores nos Estados Unidos para verificar a identidade e a autorização de trabalho de pessoas contratadas para trabalhar no país. O procedimento se aplica aos novos empregados, inclusive cidadãos americanos, residentes permanentes e outras pessoas autorizadas a trabalhar.
O formulário é dividido entre informações fornecidas pelo empregado e a verificação realizada pelo empregador. Ele não é, por si só, um pedido de autorização de trabalho nem um processo para obter status imigratório.
O que o empregado informa
O empregado deve preencher a Seção 1 do I-9 até o primeiro dia de trabalho remunerado. Essa parte inclui informações pessoais e uma declaração sobre sua condição para fins de autorização de trabalho, como cidadão dos Estados Unidos, residente permanente ou pessoa não cidadã autorizada a trabalhar.
A Seção 1 pode ser preenchida depois que a pessoa aceita uma oferta de emprego e antes de começar a trabalhar. Quando necessário, outra pessoa pode auxiliar no preenchimento ou na tradução do formulário, seguindo as regras específicas do próprio I-9.
Como o empregador verifica os documentos
Depois do preenchimento da parte do empregado, o empregador examina documentos aceitáveis para confirmar identidade e autorização de trabalho. Em geral, essa etapa deve ser concluída até três dias úteis após o primeiro dia de trabalho. Para empregos com duração inferior a três dias úteis, a verificação deve ocorrer até o primeiro dia.
Os documentos aceitos são organizados pelo I-9 em três grupos. Documentos da Lista A comprovam tanto identidade quanto autorização de trabalho. Documentos da Lista B comprovam identidade, enquanto os da Lista C comprovam autorização de trabalho.
O empregado pode apresentar uma opção aceitável da Lista A ou uma combinação de um documento aceitável da Lista B com um da Lista C. Dentro das opções permitidas, cabe ao empregado escolher quais documentos apresentar; o empregador não pode exigir um documento específico simplesmente por preferi-lo.
O empregador deve examinar os documentos apresentados conforme as regras do I-9 e registrar as informações correspondentes na Seção 2. Quando os documentos parecem razoavelmente genuínos e relacionados à pessoa que os apresenta, eles podem ser aceitos para essa finalidade.
Quando pode haver nova verificação
Em determinadas situações, uma autorização de trabalho com prazo limitado pode exigir uma nova verificação antes ou quando a autorização anterior deixar de ser válida. Essa etapa é registrada na parte do I-9 destinada à reverificação e não significa que todo empregado precise apresentar documentos novamente periodicamente.
O que acontece com o formulário
Depois de preenchido, o I-9 normalmente permanece nos registros do empregador. Ele não é enviado rotineiramente ao U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS), embora possa precisar ser apresentado a órgãos governamentais autorizados em uma inspeção.
O I-9 também não é a mesma coisa que o E-Verify. O I-9 é o processo de verificação exigido para as contratações abrangidas pelas regras federais, enquanto o E-Verify é um sistema eletrônico separado utilizado por determinados empregadores para comparar informações do I-9 com registros governamentais.
Resumo
O formulário I-9 documenta a verificação da identidade e da autorização de trabalho de um novo empregado: o trabalhador fornece as informações exigidas e apresenta documentos aceitáveis, e o empregador examina esses documentos e registra a verificação.
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